Waarom archiveren?
Dit is het proces waarbij oude of minder vaak gebruikte e-mails worden opgeslagen om de inbox te ordenen en ruimte te besparen in je mailaccount.
Het archiveren van mails is een snelle, betrouwbare en schaalbare oplossing voor het opslaan van essentiële e-mails, terwijl de belasting van mailservers wordt verminderd . Het helpt bij het opslaan van oude e-mails waar u geen directe toegang toe nodig hebt, maar die u niet wilt verwijderen.
Dit kan in verschillende mailprogramma’s op verschillende manieren worden gedaan, maar de basisprincipes zijn meestal hetzelfde:
- Selectie van e-mails: Kies de e-mails die je wilt archiveren. Dit kunnen oude berichten zijn of e-mails die je niet meer vaak nodig hebt.
- Archiveren: De meeste mailprogramma’s hebben een archiefknop of een optie in het menu. Dit verplaatst de geselecteerde e-mails naar een aparte map of archief. Hierdoor blijven ze toegankelijk, maar zijn ze niet meer zichtbaar in je hoofd-inbox.
- Zoekfunctie: Archieven zijn meestal doorzoekbaar, zodat je oudere e-mails gemakkelijk kunt terugvinden als je ze later nodig hebt.
- Automatisering: Sommige programma’s bieden opties voor automatische archivering, waarbij e-mails na een bepaalde periode automatisch worden gearchiveerd.
- Back-up: Het is ook aan te raden om regelmatig een back-up van je gearchiveerde e-mails te maken, zodat je ze niet verliest.
Door e-mails te archiveren, kun je je inbox overzichtelijk houden en de efficiëntie van je e-mailbeheer verbeteren.
Populaire mailprogramma’s
Om je alvast een beetje op weg te helpen is hier een overzicht van hoe je e-mails kunt archiveren in verschillende populaire mailprogramma’s. Elk programma heeft zijn eigen specifieke stappen, dus het is handig om ook de handleiding of helpsectie van je specifieke e-mailclient te raadplegen.
Gmail
- Archiveren: Selecteer de e-mail(s) die je wilt archiveren en klik op het archiefpictogram (doos met een pijl naar beneden) bovenaan je inbox.
- Automatische archivering: Gmail archiveert automatisch e-mails die je verwijdert uit de inbox.
Outlook (desktop)
- Archiveren: Selecteer de e-mail(s), klik met de rechtermuisknop en kies “Archiveren” of gebruik de “Archiveren” knop in de bovenste werkbalk.
- Automatisch archiveren: Ga naar Bestand > Opties > Geavanceerd en stel automatische archiveringsopties in.
Outlook.com (web)
- Archiveren: Selecteer de e-mail(s) en klik op “Archiveren” in de bovenste menubalk.
- Zoekfunctie: Gearchiveerde e-mails zijn te vinden in de map “Gearchiveerd”.
Apple Mail
- Archiveren: Selecteer de e-mail(s) en kies “Archiveren” in het menu of druk op Command + Control + A.
- Archiefmap: Gearchiveerde e-mails worden verplaatst naar de map “Archief”.
Thunderbird
- Archiveren: Selecteer de e-mail(s) en klik op “Bericht” in de menubalk, kies vervolgens “Archiveren” of druk op de sneltoets (standaard: A).
- Instellingen: Je kunt de archiveringsinstellingen aanpassen onder Instellingen > Berichten > Archivering.
ProtonMail
- Archiveren: Selecteer de e-mail(s) en klik op het archiefpictogram in de bovenste menubalk.
- Toegankelijkheid: Gearchiveerde e-mails zijn beschikbaar onder “Gearchiveerd”.
Zoho Mail
- Archiveren: Selecteer de e-mail(s) en klik op “Archiveren” in de bovenste menubalk.
- Zoekfunctie: Gearchiveerde berichten zijn te vinden in de “Gearchiveerd”-map.