van papieren formulier tot deelnemerslijst, volledig geautomatiseerd
Stichting Seniorenschool Heusden organiseert het hele jaar door activiteiten voor 55-plussers in de gemeente Heusden, met als hoogtepunten de Zomerschool en de Winterschool. Achter elk programma zit veel handwerk. Tientallen begeleiders leveren hun activiteit aan, alles moet op de website komen, en na de inschrijving wil elke begeleider een actuele deelnemerslijst. Dat kostte vrijwilligers elk seizoen dagen werk.
Wat we gebouwd hebben
Internet-Meesters beheert de website en heeft het complete administratieve proces geautomatiseerd.
Bij de start van een seizoen vullen begeleiders een aanmeldformulier in. Die formulieren worden automatisch verzameld in één overzicht, genummerd en omgezet naar producten voor de webshop. Hetzelfde overzicht is ook de basis voor de folder en het programmaboekje, zodat website en drukwerk altijd dezelfde informatie tonen. Elke begeleider krijgt ter controle een eigen document terug.
Na de inschrijving verwerkt het systeem alle bestellingen en reservelijsten in één keer. Per activiteit ontstaat een deelnemerslijst als PDF, een overzicht in Excel en een kant-en-klare e-mail naar de begeleider. Wat eerst dagen kostte, is nu een kwestie van minuten.
De website
De site draait op WordPress met WooCommerce. We hebben de structuur opgeschoond: van ruim twintig losse categorieën naar een overzichtelijke indeling per periode (Zomerschool, Winterschool, Het hele jaar door) met een filter op onderwerp. Bezoekers vinden zo snel een activiteit die bij ze past. Afmeldingen gaan automatisch naar de juiste begeleider.
Privacy op orde
Omdat de stichting met persoonsgegevens van senioren werkt, is AVG-naleving meegenomen in het ontwerp. Er is een privacyverklaring met bewaartermijnen, een cookieverklaring en een procedure voor datalekken.
Resultaat
Vrijwilligers besteden hun tijd weer aan de activiteiten zelf in plaats van aan administratie. Het systeem werkt voor zowel de Zomerschool als de Winterschool en groeit mee met de stichting.
Website: seniorenschoolheusden.nl
